Checkliste Homeoffice: Worauf sollten Sie achten?

Sie stehen vor der Entscheidung, im Homeoffice zu arbeiten? Dann fragen Sie sich sicher, was Sie bedenken sollten, um bestmöglich für die Heimarbeit gewappnet zu sein. Unsere Checkliste, welche Sie auch als PDF downloaden und drucken können, umfasst jede Menge Punkte rund um technische Einrichtung, Arbeitsschutz, Arbeitsrecht, Versicherung und Datenschutz.

Bislang waren Zeit und Kosten oft die Gründe dafür, dass im Homeoffice gearbeitet wurde. Zeit und Kosten, die die Mitarbeiter sparen konnten, wenn sie nicht Tag für Tag ins Büro mussten. Laut Eurostat arbeiteten im Jahr 2019 in Deutschland nur etwa fünf Prozent der Beschäftigten üblicherweise und sieben Prozent gelegentlich im Home Office. 87 Prozent machten ihren Job nicht von zu Hause aus. Das änderte sich im März 2020 von einem Tag auf den anderen:

Home Office ist für viele alltäglicher Arbeitsort geworden

Die Covid-19-Pandemie lieferte in diesem Jahr einen neuen Grund fürs Arbeiten von zu Hause: den Gesundheitsschutz des Einzelnen und damit den aller Kollegen. Viele mussten zu Hause bleiben: Mitte März arbeitete nahezu jeder zweite Berufstätige (49 Prozent) ganz oder teilweise im Home Office. Ende März waren es laut der ersten Auflage der Mannheimer Corona-Studie 21,2 Prozent. Der Ortswechsel war so kurzfristig, dass sich niemand auf das plötzliche, geschweige denn langfristige Arbeiten von zu Hause aus hätte vorbereiten können – weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer. Und ein Ende der stay@home-Phase ist noch nicht abzusehen.

Auch Sie rechnen damit, demnächst oder weiterhin im Home Office zu arbeiten?

Dann sollten Sie sich einen ordentlichen Heimarbeitsplatz einrichten, um die Voraussetzungen für bestmögliches Arbeiten zu schaffen. Wie das geht, haben wir Ihnen in unserem Ratgeber „Home Office – Arbeitsplatz einrichten: So gelingt es Ihnen!“ bereits beschrieben.

Checkliste Homeoffice – das müssen Sie beim Wechsel in die Heimarbeit beachten!

Ein Home Office ist mehr als nur ein Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden. Es ist die Außenstelle Ihres Unternehmens. Und deshalb sollten Sie wissen, welche Regelungen rund ums Home Office greifen. Das Wichtigste steht in unserer Checkliste:

Sie haben keinen grundsätzlichen Anspruch auf Home Office!

Auch dann nicht, wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen das Arbeiten zuhause wiederholt gewährt, resultiert daraus kein solcher Anspruch. Das gilt sowohl in Deutschland als auch in Österreich und in der Schweiz. Das heißt für Sie: Vereinbart Ihr Arbeitgeber eine Homeoffice-Regelung mit Ihnen, kann er diese Vereinbarung auch wieder aufheben: Vorausgesetzt, der zugehörige Vertrag ist entsprechend aufgesetzt.

Treffen Sie eine vertragliche Vereinbarung!

Vereinbaren Sie Ihre Arbeit im Home Office vertraglich mit Ihrem Arbeitgeber, am besten in Ergänzung Ihres bestehenden Arbeitsvertrags. Mit den konkreten Regeln darüber, wie Ihre Arbeit von zuhause aus begründet, gestaltet und beendet wird, schaffen Sie für sich und Ihren Arbeitgeber Rechtsklarheit und beugen eventuellen Missverständnissen vor, die aus einem unterschiedlichen Verständnis von Ihnen und Ihrem Arbeitgeber resultieren.

Halten Sie sich an die vereinbarten Arbeitszeiten!

Die Arbeitszeitenregelung aus dem Büro gilt auch im Homeoffice. Sie dürfen nicht mehr als acht Stunden arbeiten, müssen die üblichen Ruhezeiten einhalten, zum Beispiel die mindestens elfstündige nach Beenden des täglichen Jobs. Vereinbaren Sie vertraglich, dass Sie die Zeiten dokumentieren, in denen Sie arbeiten und erreichbar (Kernpräsenz) sind. Zum Dokumentieren Ihrer Arbeitszeiten können Sie ein firmeneigenes oder von der Firma anerkanntes Erfassungstool nutzen oder diese selbst aufschreiben.

Vereinbaren Sie konkrete Maßnahmen zum Datenschutz im Homeoffice!

Stellen Sie – immer in konkreter Absprache mit dem Arbeitgeber über das Wie? und das Womit? –sicher, dass Sie im Home Office angemessene Datenschutzmaßnahmen treffen, insbesondere, was den Schutz personengebundener Daten angeht. Sie müssen absichern können, dass Dritte, zum Beispiel Personen, die mit Ihnen im Haushalt leben, keinen Zugriff auf diese Daten haben. Achten Sie darauf, dass das Home Office an sich abschließbar ist. Ebenso sollten Schränke abschließbar sein, in denen Sie berufliche Papiere aufbewahren.

Das deutsche Bundesamt für Sicherheit empfiehlt Ihnen über die Aspekte unserer Checkliste Home Office hinaus beim Wechsel in die Heimarbeit, konkret die folgenden 9 Punkte zu prüfen, um für bestmögliche/n IT-Sicherheit und Datenschutz zu sorgen:

Bitten Sie Ihren Arbeitgeber um die nötige IT-Ausstattung fürs Home-Office (PC, Smartphone, Zubehör wie USB-Sticks und Netzteile).
Benutzen Sie sichere Passwörter.
Übertragen Sie erarbeitete Daten regelmäßig auf das zentrale Firmensystem.
Führen Sie zum Schutz Ihrer IT regelmäßig Aktualisierungen (Updates) durch.
Schützen Sie Ihren WLAN-Router vor unerlaubtem Zugriff.
Verwenden Sie zum Austausch via Messenger und Video-/Telefonie mit Arbeitgeber und Kollegen nur Dienste, die Ihr Arbeitgeber autorisiert hat.
Fragen Sie möglichst nach, wenn Sie Zweifel zum Inhalt/Absender einer Nachricht haben, ob dieser die Mail tatsächlich versendet hat.
Hängen Sie sich im Homeoffice eine IT-Notfallkarte auf, sodass Sie gegebenenfalls schnell reagieren können.
Stellen Sie sicher, dass nur Sie und keinesfalls Dritte in Ihrem Haushalt Zugriff auf die Firmen-IT haben.

Vereinbaren Sie einen konkreten Arbeitsschutz im Homeoffice!

Was arbeitsschutzrechtlich im Büro des Unternehmens gilt, muss auch fürs Homeoffice gelten, gegebenenfalls also extra vereinbart werden: Sowohl Büromöbel und Bürobeleuchtung als auch die Hard- und Software, mit der Sie arbeiten, müssen den geltenden Bestimmungen des Arbeitsschutzgesetzes gerecht werden. Wenn Sie für den Arbeitgeber ein Zutrittsrecht zum Home Office in Ihrer Privatwohnung vereinbaren, ist dieser in der Lage, regelmäßig zu überprüfen, ob Sie sich im Homeoffice ans Arbeitsschutzrecht halten.

Vereinbaren Sie Regelungen zu Home Office Kosten und zur Haftung!

Ihr Arbeitgeber muss Ihnen die nötigen Arbeitsmittel grundsätzlich zur Verfügung stellen – und zwar auf seine Kosten. Andernfalls, also wenn Sie die Arbeitsmittel selbst stellen, haben Sie Anspruch auf einen sogenannten Aufwandsersatz.

In einer entsprechenden Vereinbarung sind der Schadensfall ebenso wie die Haftung im Schadensfall zu regeln. Es gilt: Beschädigen Sie ein Arbeitsmittel des Arbeitgebers im Home Office, haften Sie dafür nur vollständig, wenn Sie dies vorsätzlich oder grob fahrlässig getan haben. Anteilig haftbar können Sie gemacht werden, vorausgesetzt, dies wurde so vereinbart, wenn Sie den Schaden mit sogenannter mittlerer Fahrlässigkeit angerichtet haben.

Gut zu wissen: Die Haftungsprivilegien einer betrieblich veranlassten Tätigkeit, die wir Ihnen in unserer Checkliste Home Office beschrieben haben, schließen Dritte aus. Daher sollten Sie mit Ihrem Arbeitgeber besser abstimmen, ob er oder Sie eine Versicherung für den Fall abschließen, dass Dritte Schäden verursachen.

Checkliste Homeoffice: Alle Infos in einer PDF-Liste

Mit unserer Checkliste für Home Office im Wohnhaus beziehungsweise Home Office im Gartenhaus, die wir Ihnen als kostenlosen Download im PDF-Format anbieten, können Sie auch offline Punkt für Punkt prüfen, was zu tun ist und woran Sie alles denken müssen.

Wollen Sie Ihr Gartenhaus zum Homeoffice machen? Dann lesen Sie neben dem oben bereits verlinkten Magazinbeitrag bitte auch die beiden folgenden Beiträge in unserem Gartenhaus Magazin:

Sie suchen zusätzliche Inspiration rund um Haus, Garten und Gartenhaus? Schauen Sie doch einmal auf unserem Pinterest-Board zu Die besten Kundenprojekte vorbei. Dort haben wir zusätzlich eine Vielzahl an schönen Boards zum Thema Haus, Garten und Gartenhaus für Sie zusammengestellt.

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Titelbild: ©iStock/peoplemages
Artikelbilder: Bild 1: ©iStock/HAKINMHAN; Bild 2: ©iStock/Epitavi; Bild 3: ©iStock/imagineina